Oprogramowanie ERP – co to jest?

12 min
Anna Konieczna Marketing & PR Specialist

Definicja ERP

ERP system

Zanim powstało ERP, jednym z pierwszych narzędzi wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem poprzez usystematyzowanie zachodzących w nim procesów był system MRP (z ang. Material Requirements Planning). Miał za zadanie planowanie potrzeb materiałowych. Jego mankamentem był ograniczony zakres – obejmował wąski fragment wymagań i wspierał tylko te firmy, które mierzyły się z problemami zaopatrzeniowymi oraz logistycznymi.

W związku ze stale rosnącymi potrzebami i rozwojem biznesu postanowiono stworzyć bardziej komplementarne i rozbudowane narzędzie, które sprawdziłoby się niezależnie od branży, klientów i dystrybucji danej usługi.

W rezultacie powstał system ERP (z ang. Enterprise Resources Planning), który jest systemem informatycznym, integrującym wszystkie programy i procesy zachodzące w przedsiębiorstwie, tworząc jedno wspólne środowisko danych. ERP spaja zarówno działania wewnętrzne, jak: kadry, płace, obieg dokumentów, planowanie i raportowanie oraz zewnętrzne, jak: marketing i sprzedaż.

5 Korzyści dla biznesu z wdrożenia systemu ERP

Spotkanie biznesowe na temat wyników

Głównym celem systemu ERP jest szeroko pojęte usystematyzowanie i zintegrowanie procesów i programów. Jakie jednak są konkretne korzyści z wdrożenia systemu ERP w firmie? Jakie ryzyko może nieść za sobą brak wsparcia systemem ERP? Które działania zabezpiecza planowanie zasobów przedsiębiorstwa?

1. Bezpieczeństwo finansowe

Wdrożenie systemu ERP pomaga zabezpieczyć firmę przed niepotrzebnym ponoszeniem kosztów. Prawidłowe szacowanie wielkości produkcji, stały pomiar jakości i szybka reakcja na nieprawidłowości, kontrola przychodów i wydatków, pozwala na określenie sytuacji przedsiębiorstwa w każdym momencie. Zaingerowane programy niosą za sobą mniejszą ilość błędów i znacznie mniej angażują pracowników.

2. Bezpieczeństwo i spójność danych

Przeniesienie danych w jedno miejsce pozwala na ich uaktualnianie w czasie rzeczywistym, dzięki czemu unika się błędów i nieścisłości. Dodatkowo pracownicy w zależności od przyznanych im uprawnień, wynikających z obejmowanych przez nich stanowisk widzą tylko te informacje, które są im przypisane. Jedna baza danych, to zabezpieczenie danych firmowych, pracowników i klientów przed niechcianą dystrybucją i ingerencją.

3. Optymalizacja procesów

Po przeprowadzeniu dokładnej analizy działania przedsiębiorstwa, klient otrzymuje rekomendacje do wdrożenia, aby usprawnić jego działalność. Zwykle oznacza to ujednolicenie procesów, zaniechanie wykonywania tych, które niosą za sobą jedynie koszty i zastąpienie ich bardziej efektywnymi. Właściwie przeprowadzona optymalizacja prowadzi do eliminacji powtarzalnych, kosztownych i czasochłonnych procesów i początkuje lepszą organizację pracy oraz większą motywację i wydajność pracowników.

4. Lepsze decyzje biznesowe

Sprawnie działający system ERP pozwala na lepsze zrozumienie własnego biznesu i jego potrzeb. Dostęp do aktualnych danych pomaga w podjęciu szybkich i trafnych decyzji. Jasność i klarowność informacji pozwala zobaczyć jakie działania szkodzą, a które pomagają w rozwoju organizacji.

5. Zwiększenie efektywności

Dzięki zoptymalizowaniu procesów, wdrożeniu przejrzystość zasad, efektywniejszej pracy pracowników, spółka zacznie funkcjonować wydajniej. Wyeliminowanie błędów i powolnych, złożonych procedur wpłynie na przychody osiągane z działalności, jednocześnie zmniejszając koszty wynikające z błędnego oszacowania czy planowania działań.

Gdzie wykorzystywany jest system ERP? Przykłady funkcjonalności oprogramowania ERP dla klientów ASTEK Polska

Zarządzanie produkcją za pomocą tableta

System ERP posiada odpowiednie funkcjonalności by mógł zostać wdrożony i dopasowany do każdego zakładu niezależnie od branży. ASTEK Polska działania oparte na oprogramowaniu ERP dostarcza najczęściej dla branż farmaceutycznej, logistycznej, produkcyjnej oraz automotive. Pracujemy zarówno dla nowych klientów, z którymi dopiero nawiązujemy relacje biznesowe, jak i świadczymy tę usługę od lat dla tych samych przedsiębiorstw, gdzie po wdrożeniu niezbędnych optymalizacjach, prowadzimy stały monitoring i usprawnienia.

Najciekawszy projekt wdrożenia i utworzenia kontroli compliance w systemach ERP dla klienta ASTEK Polska

Branża: Farmaceutyczna

Projekt: Internal IT Audit. ICFR (Internal Control over Financial Reporting) czyli wewnętrzna kontrola nad raportami finansowymi.

Duże firmy, a w szczególności korporacje działające na rynku międzynarodowym, podlegają zewnętrznym audytom finansowym. Wraz z rozwojem technologii informacje dotyczące finansów firmy oraz zarządzanie nimi zostało przejęte przez systemy informatyczne, które także podlegają audytowi. 

Osoby audytujące finanse firmy muszą mieć pewność również w odniesieniu do rzetelności sposobu przechowywania tych danych. W praktyce muszą sprawdzić, czy są one poprawnie zabezpieczone i kontrolowane przez pracowników firmy oraz że nikt niepowołany nie ma do nich dostępu. Taki zewnętrzny audyt ma miejsce zazwyczaj raz w roku, jednak, żeby wynik był pozytywny system musi być pod stałą kontrolą osób za niego odpowiedzialnych. 

Zadaniem naszego zespołu jest wspieranie systemów poprzez comiesięczne symulowanie audytu zewnętrznego i wykrywanie potencjalnych problemów na bieżąco. Pozwala to na szybką reakcję w przypadku błędów, chroniąc nie tylko przed złym wynikiem corocznego audytu, ale przede wszystkim zwiększając bezpieczeństwo systemów.

Zabezpieczamy w ten sposób wszystkie systemy ERP klienta (w sumie 13, które działają dla ok. 130 000 użytkowników). Od 3 lat nie było ani jednego zastrzeżenia ze strony organów kontrolujących (np. KPMG, czy FDE).

Najtrudniejszy projekt wdrożenia systemu ERP dla klienta ASTEK Polska

Branża: Farmaceutyczna

Projekt: SAP Security

Nasz klient kierował nowym projektem S4HANA. Plan zakładał scentralizowanie systemów ERP w oddziałach firmy na całym świecie oraz rozwój One ERP landscape. Przygotowywanie projektu S4HANA trwało 10 lat. Gdy zakończono wszystkie procesy wewnętrzne wskazano termin jego uruchomienia. Niestety podczas początkowych etapów planowania, zespół projektowy nie zajął się tematem związanym z bezpieczeństwem i prywatnością danych. Dla tak dużego przedsiębiorstwa wiązało się to z ryzykiem podatności na zagrożenia z obszaru cyberbezpieczeństwa, ujawnienia danych poufnych oraz audytów zewnętrznych.

ASTEK Polska proaktywnie zaproponował rozwiązanie, polegające na zaprojektowaniu właściwych procesów i narzędzi do kontrolowania i monitorowania bezpieczeństwa systemu. Praca ta wymagała zaangażowania naszych konsultantów w trybie pilnym, tak by zachować zaplanowaną datę uruchomienia ONE ERP landscape. W rezultacie naszej pracy powstały odpowiednie narzędzia i plany co skutkowało osiągnięciem najlepszych możliwych rezultatów w krótkim czasie. Naszym zadaniem było przeprowadzenie audytu obecnie działających procesów, którego celem było określenie, jakie działania w obszarze prywatności i bezpieczeństwa danych są wymagane do przeprocesowania zmian w prawidłowy sposób.

Zobacz jakie usług świadczymy

ERP Centrum Kompetencyjne ASTEK Polska

mężczyźni pracują nad danymi

Czym się zajmuje Centrum Kompetencyjne ERP w ASTEK Polska?

Centrum Kompetencyjne w strukturze ASTEK Polska zostało utworzone, aby wyodrębnić specjalistów pracujących w konkretnej technologii, w tym przypadku oprogramowania SAP. Pozwoliło to na uporządkowanie struktury firmy, optymalizację dotarcia najważniejszych informacji do konkretnej grupy odbiorców oraz usprawnienie procesu związanego ze zwiększaniem ich kompetencji.

W ramach centrum prowadzona jest nie tylko codzienna praca dla naszych klientów, ale także szkolenia, webinary i certyfikacje.

Centrum realizuje szereg usług począwszy od monitorowania procesów biznesowych, poprzez wspieranie System i Component Ownerów w pracy operacyjnej i projektowej. Zapewnia bezpieczeństwo systemów finansowych poprzez prowadzenie comiesięcznych audytów wewnętrznych oraz wspiera działania sprzedażowe i przedsprzedażowe.

Dowiedz się więcej o Centrach Kompetencyjnych ASTEK Polska

Dzięki pracy Centrum Kompetencyjnego ERP klienci ASTEK Polska zyskują gwarancję prawidłowości i terminowości wykonywanych przez nas zadań, popartych wieloletnim doświadczeniem zdobytym w pracy dla liderów branż farmaceutycznej, logistycznej, produkcyjnej oraz automotive.

Akademia SAP

W ASTEK Polska stworzyliśmy Akademię SAP mającą na celu rozwój kompetencji naszych konsultantów. Współfinansujemy certyfikację z zakresu oprogramowania SAP, min:

  • SAP Access Control 12.0
  • ABAP with SAP NetWeaver 7.50
  • SAP Activate Project Manager
  • System Administration (SAP ASE) with SAP NetWeaver 7.5
  • System Administration (SAP HANA) with SAP NetWeaver 7.5
  • SAP System Security Architect

Akademia działa w dwóch modelach:

  1. Prowadzenie szkoleń przez eksperta z danej dziedziny, który w formie wykładu przekazuje niezbędną wiedzę. Uczestnicy szkolenia odbywają ćwiczenia nowo nabytych umiejętności i mają możliwość przetestowania zdobytej wiedzy.
  2. Spotkanie z osobą merytoryczną od strony biznesu, która na co dzień pracuje na danym systemie np. jako kontroler finansowy. W formule warsztatowej uczestnicy rozwiązują rzeczywisty problem istniejącego przedsiębiorstwa. W ramach działań sporządzają sprawozdania, przeprowadzają audyty oraz przekazują rekomendacje.  

Na jakich technologiach i stanowiskach pracuję się przy systemach ERP?

Komputer z systemem ERP

Technologie

SAP, FI, CO, PP, WM, PM, MM, SD, HR, BW, HANA, SRM, CRM, TREASURY, SOLMAN, SMS, ATTP, SLT, GW, ATTP, MDG, UI5, ABAP, MDK, FIELDGLASS, WORKDAY

SAP System Technical Manager​

Osoba na tym stanowisku utrzymuje systemy, planuje ich aktualizacje i poprawki. Ściśle współpracuje z zespołem odpowiedzialnym za infrastrukturę (BASIS) dbając o brak nieprzewidzianych przerw w procesach biznesowych. Wspiera System i Component Ownerów (osoby bezpośrednio odpowiedzialne za system i budżet na utrzymanie oraz rozwój), dzieląc się również doświadczeniem zdobytym na innych systemach. Dba o polityki danych procesów u klienta, o ich transparentność i wysoki standard wykonania.

SAP Monitoring Specialist​

Osoba na tym stanowisku odpowiedzialna jest za monitorowanie wybranych transakcji na różnych systemach w określony sposób. Jeśli rodzaj błędu zgadza się z parametrami w instrukcji wykonuje określone kroki, np. kontaktuje się z functional experts, zgłasza błąd do konkretnego zespołu, wykonuje wstępną diagnozę. 

Internal IT Auditor​

Osoba na tym stanowisku sprawdza systemy pod kątem compliance (bezpieczeństwa) i znalezienia błędów przed oficjalnymi zewnętrznymi audytami. Tego typu kontrole odbywają się na systemach związanych bezpośrednio z finansami. To odpowiedzialna i wymagająca skrupulatności praca. Zwykle konsultant ten pracuje w ramach działań zespołu, który ma realny wpływ na to, jak takie kontrole wyglądają – jest miejsce na poprawki i zmiany, ale też na upraszczanie i harmonizację. Cała idea skupia się na określonej liczbie kontroli, które należy powtarzać co miesiąc, a ich wyniki są prezentowane System Ownerom. W czasie audytu, te wyniki mogą okazać się dowodem dla audytorów, że znaleziony problem został właściwie rozwiązany.

SAP Functional Expert / SAP Consultant​

Osoba na tym stanowisku odpowiedzialna jest za konkretną zmianę w Change Management. Planuje jej implementację oraz wspiera inne pomocnicze zespoły. Dodatkowo musi mieć dogłębną wiedzę każdego z danych modułów. Jej rolą jest również wsparcie zespołów IT w tłumaczeniu im potrzeb biznesowych oraz w drugą stronę, tłumacząc wymagania techniczne zespołom biznesowym. Pełni kluczową rolę w każdej organizacji.

Developer​

Osoba na tym stanowisku tworzy kod dla modułów aplikacji klienta w języku ABAP. Przydziela dostępne zasoby do realizacji projektów. Zapewnia wsparcie użytkownikom końcowym poprzez procedury rozwiązywania problemów. Jest odpowiedzialna za szkolenie użytkowników końcowych z rozwiązań SAP. Przeprowadza testy użyteczności przed wydaniem aktualizacji oraz współpracuje z pracownikami z różnych działów w celu opracowania rozwiązania SAP.

User / System Supporter

Osoba na tym stanowisku to klasyczne ujęcie wsparcia użytkownika na drugiej linii – rozwiązuje problemy i incydenty związane z oprogramowaniem SAP Fiedlgass (moduł odpowiedzialny za obsługę Vendor Management).

Jeśli szukasz pracy na jednym z powyższych stanowisk lub dopiero planujesz rozpocząć swoją karierę w tym kierunku skontaktuj się z Wojciechem Pujankiem – Managerem Centrum Kompetencyjnego ERP w ASTEK Polska:

LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/wojciechpujanek/

E-mail: wpujanek@astek.pl

Dołącz do zespołu ekspertów.